Política de Privacidade

1. Quem somos e nossos papéis

A plataforma HotOS é fornecida pela Freedom SMS Informática EIRELI, inscrita no CNPJ nº 11.001.297/0001-26, denominada nesta Política como “Hotmobile”.

A Hotmobile atua como controladora dos dados coletados diretamente em seus canais e contas administrativas. Quando trata dados inseridos por empresas clientes para prestar os serviços contratados, atua como operadora, enquanto a empresa cliente permanece controladora desses dados.

2. Dados pessoais tratados

Conforme os recursos utilizados, podemos tratar:

• dados cadastrais e profissionais, como nome, e-mail, telefone, empresa e função;
• credenciais protegidas, permissões, registros de autenticação e auditoria;
• dados de contatos, oportunidades, compromissos, comunicações, campanhas, projetos e operações inseridos pelas empresas clientes;
• dados técnicos, como endereço IP, navegador, identificadores de sessão, páginas acessadas e registros de segurança;
• dados financeiros e de cobrança necessários à contratação dos serviços;
• dados fornecidos por integrações externas autorizadas, limitados ao necessário para executar a funcionalidade solicitada.

A empresa cliente é responsável por possuir base legal e prestar as informações necessárias aos titulares dos dados que incluir na plataforma.

3. Finalidades e bases legais

Tratamos dados para fornecer e administrar a plataforma, autenticar usuários, executar integrações, processar comunicações autorizadas, oferecer suporte, prevenir fraude, manter segurança e auditoria, cumprir obrigações legais e melhorar recursos usados pelos clientes.

O tratamento pode se apoiar na execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse e consentimento, conforme a finalidade e a relação com o titular.

4. Integração com Google Calendar e Google Meet

A integração é opcional e somente começa depois que o usuário autoriza o HotOS na tela de consentimento do Google. O HotOS solicita exclusivamente os escopos openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned e https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy.

Dados acessados e utilizados

• Identidade da conta: identificador e e-mail são usados para reconhecer e mostrar qual conta Google foi conectada. A conexão não substitui o login do HotOS.
• Eventos pertencentes ao usuário: o HotOS cria, consulta, atualiza e cancela eventos vinculados a compromissos do HotOS no calendário principal (primary), solicita links do Google Meet e sincroniza respostas dos convidados.
• Disponibilidade: o FreeBusy fornece somente os intervalos de início e término em que a agenda pessoal está ocupada. O HotOS não persiste título, descrição ou participantes de eventos pessoais não vinculados.
• Dados enviados ao Google: ao criar um evento vinculado, podem ser enviados título, data, horário, local ou link, convidados e solicitação de Google Meet. Observações internas do CRM não são incluídas.

Armazenamento e proteção

Tokens de acesso, atualização, sincronização e webhook são protegidos por criptografia. Respostas de convidados usam referências internas e hash de e-mail. Conflitos de sincronização mantêm snapshots criptografados somente enquanto aguardam decisão.

O HotOS usa dados recebidos das APIs do Google apenas para fornecer as funções visíveis de agenda, disponibilidade, sincronização e Meet autorizadas pelo usuário. Esses dados não são vendidos, usados para publicidade, perfilamento comercial ou treinamento de modelos de inteligência artificial.

Desconexão e revogação

O usuário pode desconectar a conta no HotOS. A desconexão tenta revogar o acesso no Google, elimina tokens, memória temporária de disponibilidade, estados OAuth, operações pendentes e cópias transitórias de conflitos. Compromissos do HotOS e vínculos mínimos de eventos já criados permanecem como histórico operacional, mas deixam de ser sincronizados.

O acesso também pode ser revogado em Permissões da Conta Google. Revogar no Google interrompe novos acessos, mas não exclui compromissos já registrados no HotOS ou eventos já existentes no calendário.

5. Compartilhamento e transferência internacional

Dados podem ser tratados por provedores de infraestrutura, segurança, comunicação, pagamento e integrações necessários à prestação do serviço, sempre sujeitos a obrigações contratuais e controles de acesso. Também podem ser fornecidos a autoridades quando exigido por lei ou ordem válida.

Alguns provedores operam em outros países. Nesses casos, são adotadas medidas contratuais, organizacionais e técnicas compatíveis com a legislação aplicável. A Hotmobile não vende nem aluga dados pessoais.

6. Retenção e segurança

Os dados são conservados pelo período necessário à prestação do serviço, ao cumprimento das finalidades informadas e das obrigações legais, contratuais e de auditoria. Dados operacionais seguem a retenção da Conta e do respectivo registro de negócio.

Na integração Google, tokens permanecem somente enquanto a conexão estiver ativa; estados OAuth expiram em poucos minutos; intervalos ocupados cobrem uma janela operacional de até 60 dias e são substituídos nas sincronizações; snapshots de conflito são eliminados após a resolução.

Adotamos controles de autenticação, autorização por Conta, criptografia de segredos, auditoria, isolamento lógico, monitoramento e restrição de acesso. Nenhum sistema é absolutamente imune a riscos, mas incidentes são tratados conforme a legislação e os procedimentos internos.

7. Direitos e escolhas do titular

Nos termos da LGPD, o titular pode solicitar confirmação e acesso, correção, informação sobre compartilhamento, portabilidade quando aplicável, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados inadequados, revogação do consentimento e oposição a tratamento irregular.

Quando os dados foram inseridos por uma empresa cliente, a solicitação poderá ser encaminhada a essa empresa, que atua como controladora. Solicitações podem exigir confirmação de identidade para proteger o titular.

8. Cookies e registros técnicos

O HotOS utiliza cookies estritamente necessários para autenticação, segurança e preferências. Tecnologias analíticas ou de marketing, quando utilizadas em páginas públicas, devem observar as escolhas e informações apresentadas ao visitante.

9. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, técnicas ou nos serviços. A versão vigente, com a data de atualização, permanecerá disponível nesta página.

10. Contato

Dúvidas, solicitações de privacidade ou pedidos relacionados a dados do Google podem ser enviados para contato@hotmobile.com.br.